L’administrateur PPE, un précieux allié

Vous ne vous êtes jamais demandé ce qui pousse les gens à vouloir devenir arbitre de football? C’est quand même quelqu’un qui passe sont temps à courir pour les autres et dont bien des décisions sont remises en question alors qu’il cherche simplement à faire respecter les règles du jeu…

Dans le monde de l’immobilier, il y a un métier similaire, ou, du moins, perçu comme tel: celui d’administrateur PPE. Un poste qui ravit ceux qui ont les qualités nécessaires pour y exceller (le calme, l’entregent, la flexibilité, le réseau,  l’efficacité et souvent l’humour!) et qui fait frémir les autres.

Pour rappel, le rôle de l’administrateur d’une propriété par étages (PPE) est de s’occuper de sa gestion opérationnelle pour le compte de l’organe suprême: l’assemblée des copropriétaires. Ses missions sont donc les suivantes:

• L’exécution des décisions prises par les copropriétaires lors de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire (AG)
• La supervision et la coordination des travaux souhaités, qu’ils soient nécessaires ou urgents
• La gestion financière: comptabilité annuelle et établissement du budget prévisionnel de l’année suivante
• La répartition des charges entre les copropriétaires et l’encaissement desdites charges
• La représentation de la communauté des copropriétaires envers les tiers, pour toutes les affaires administratives relevant de ses attributions légales ou réglementaires
• Le contrôle du respect des droits spéciaux et de la bonne utilisation des parties communes (cage d’escalier, ascenseur, extérieurs, etc.)

Gérer les rapports humains

 

Mais au-delà de l’exécution de ses missions, l’administrateur PPE doit surtout se montrer excellent dans sa gestion des rapports humains. Un peu à l’image d’un arbitre, justement, il doit faire appliquer le règlement, faire s’entendre les joueurs (ici les copropriétaires) et se faire respecter pour que le match (ici, la vie en communauté) puisse se dérouler le mieux possible, à la satisfaction de tous.

Et comme c’est le cas avec l’assistance vidéo sur les terrains sportifs, le métier d’administrateur PPE a beaucoup changé depuis quelques années. L’occasion de faire le point avec deux passionnés de chez Cogestim, un acteur fort de ce domaine sur sol vaudois: William Blanchard de l’agence de Nyon et Thomas Castelain de l’agence de Lausanne, tous deux très heureux d’occuper ce poste méconnu et décrié à tort.

« C’est vrai, j’aime être celui qui apporte des solutions, s’enthousiasme William Blanchard. Le rôle principal de l’administrateur PPE est de se confronter aux problèmes, de chercher à les résoudre et d’ensuite amener l’assemblée à un accord. C’est agréable et plaisant, mais pas toujours évident. »

Depuis ses débuts dans la profession il y a vingt ans, le spécialiste a vu son univers changer. « Avant, les propriétaires étaient tous assez similaires, les assemblées avaient lieu le soir et se terminaient souvent par un repas convivial. Aujourd’hui, l’accès à la propriété s’est démocratisé. Les copropriétaires viennent de milieux très divers et leurs opinions le sont aussi. On doit souvent s’appuyer sur nombre d’expertises externes pour les rassembler et c’est souvent plus difficile de gagner leur confiance. En plus, souvent les gens ne se parlent plus, même s’ils habitent les uns à-côté des autres. Pourtant, plus de communication pourrait désamorcer de nombreux de conflits… »

 

« C’est quand on a la confiance des copropriétaires que ce métier est merveilleux »

Les premiers contacts sont donc très importants. Il faut trouver la bonne approche, le bon ton, faire comprendre aux copropriétaires que l’administrateur PPE travaille pour eux et pour leur bien et qu’il est toujours impartial. « C’est quand on a la confiance des copropriétaires que ce métier est merveilleux », avoue William Blanchard, qui est en charge d’environ 60 immeubles. « Avant, on est facilement sur la défensive, on sent qu’on est testé. Mais une fois qu’on a fait nos preuves, qu’on a montré qu’on maîtrise aussi bien les aspects techniques que juridiques, on est assez libres et suivis dans notre manière de travailler. »

Au chapitre des points positifs de l’évolution du poste, les horaires se sont améliorés. Il est désormais rares que les assemblées soient fixées tard le soir. L’administrateur PPE a donc aussi le loisir de profiter de ses soirées.  « C’est agréable, c’est vrai », concède ce bosseur qui sait pourtant éteindre son portable le week-end.

La pandémie a, elle aussi, forcément modifié la donne. Les réunions, interdites en présentiel, se sont digitalisées, pas toujours pour le meilleur. « On se rend compte que, finalement, ces assemblées sont des moments privilégiés », conclut William Blanchard. « On est tous réunis, tous les copropriétaires entendent la même réponse en même temps. C’est agréable de les retrouver petit à petit. »

Se montrer patient

 

Arrivé chez Cogestim il y a un peu moins de deux ans, Thomas Castelain vient, à l’origine, du monde du bâtiment. Il est devenu administrateur PPE en 2005. « Beaucoup me disent qu’ils ne pourraient pas faire ce que je fais », sourit-il en haussant les épaules. « Moi, je sais que je ne pourrais pas travailler en gérance… Je ne savais pas que je deviendrais administrateur PPE. J’apprends tous les jours. J’avais les bases techniques, administratives et humaines et j’ai appris à oser parler en public et à frapper du poing sur la table quand cela s’avère nécessaire. »

Heureusement, ce n’est pas souvent. En charge de 55 PPE, Thomas Castelain a eu une preuve tangible du bon travail effectué par le passé, puisque plusieurs d’entre elles ont souhaité le suivre quand il a changé d’employeur. « Il faut croire qu’ils ont fini par m’adopter! » L’humour est la carte qu’il choisit souvent de jouer au quotidien. « Oui, le métier a changé. Enormément. On passe un temps fou sur les emails, c’est l’esclavage des temps modernes. Et, par écrit, le ton monte parfois pour des broutilles. Comme le dit mon collègue, on désamorce énormément de choses en se parlant en face. »

 

« Les copropriétaires ne doivent jamais oublier que je suis leur allié. »

 

Face aux désaccords qui peuvent survenir, le premier arbitre reste le règlement sur lequel s’appuie l’administrateur PPE, ainsi que sur son entregent, son savoir-faire et son expérience. Et n’oublions pas qu’il peut également compter sur les membres des comités, véritables partenaires dans la quête d’une cohabitation harmonieuse.  « On s’adapte aux situations et aux immeubles. Parfois il faut proposer, parfois il faut disposer. Mais les copropriétaires ne doivent jamais oublier que je suis leur allié. »