AbaImmo, les coulisses de la gestion immobilière chez Cogestim

Au sein de Cogestim, « AbaImmo » est devenu un mot couramment utilisé. L’automatisation de la gestion immobilière aura changé le quotidien de nombreux collaborateurs et permis d’offrir un service optimal à la clientèle propriétaire et locataire. Dans la perspective de mieux cerner le challenge qu’a été cette transition, Monsieur Philipp Zwahlen, responsable de l’unité AbaImmo, nous a fait l’honneur de répondre présent et a répondu aux interrogations de TocToc.

 

AbaImmo, un ERP conçu pour les régies

 

Gérer un parc immobilier n’est pas une mince affaire. Située entre les propriétaires et les locataires, la régie se doit d’être à la pointe en termes de gestion. Un ERP (Entreprise Resource Planning) tel qu’AbaImmo est un logiciel permettant de gérer les activités quotidiennes d’une entreprise, ceci de manière complètement automatisée. A ce jour, plus de 400  petites et grandes régies utilisent cet ERP. Cogestim, société immobilière vaudoise de plus de 120 collaborateurs, en fait partie et gère son parc immobilier (d’environ 25’000 objets) grâce à AbaImmo.

 

 

L’arrivée au cœur des réalités romandes

 

Philipp Zwahlen nous l’avouera, Cogestim fut la première grande expérience d’implémentation d’AbaImmo en Suisse romande et a permis au Groupe Abacus de se rendre compte de certaines différences par rapport au marché alémanique. En effet, les distinctions ne se limitaient pas à la langue, mais bien également à un marché distinct comprenant ses propres pratiques (comptables notamment), processus et aspects législatifs. Un décompte de chauffage vaudois n’est pas un décompte saint-gallois ! Ces divergences ont mené à devoir adapter, parfois de manière inattendue, le logiciel AbaImmo.

La collaboration avec Cogestim représentait une chance pour Abacus, nous indique Philipp Zwahlen. En effet, cela permit à l’entreprise d’aboutir à de nouveaux projets de développement et à coordonner les différentes applications d’Abacus pour un marché différent de celui qui les aura vu naître.

Néanmoins, le fait que Cogestim soit un client pilote représentait un challenge de taille. Ainsi, les équipes Abacus ont dû être agrandies, voire formées, et de nombreux processus ont dû être adaptés ou créés, afin de permettre une implémentation en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Ensuite, il aura fallu former les collaborateurs d’Abacus à ces nouveaux processus pour qu’ils puissent à leur tour former les clients.

Abacus est une solution innovante. Même une fois fonctionnel chez Cogestim, de nouvelles idées surviennent, les besoins changent et les solutions doivent évoluer. La digitalisation n’est pas terminée !

 

Le futur, une vision au présent

 

Selon Philipp Zwahlen, deux acteurs ayant des fonctionnalités bien différentes permettent d’évoluer : les clients et le département d’innovation !

Premièrement, les clients permettent aux équipes de  se mettre continuellement à jour et surtout de répondre aux problématiques détectées. Ils donnent l’occasion à l’entreprise de vivre avec les besoins du présent. Les retours d’expériences pilotes comme celle de Cogestim contribuent à la récolte d’avis constructifs sur les tests qui ont été faits et, ainsi, facilitent l’amélioration des logiciels. Des groupes de travail intégrant les différents utilisateurs romands sont également créés, afin d’avoir des retours réguliers du terrain. Abacus essaye en permanence de répondre aux attentes des régies dont les besoins évoluent sans cesse. C’est là qu’agit le deuxième acteur essentiel à l’évolution d’Abacus : le département d’innovation. Ce dernier permet de prévoir un maximum les demandes futures et s’axe sur un horizon temporel d’avenir. Besoins actuels et futurs donnent le pouls à Abacus !

 

Le marché évolue, les besoins technologiques avec !

 

La technologie est partout, ce n’est une surprise pour personne en 2022 ! Cependant, les observations montrent que nous ne sommes pas encore tous prêts à sauter le pas de la digitalisation. Philipp Zwahlen l’observe, beaucoup de régies n’exploitent pas les logiciels Abacus à leur plein potentiel car elles ont peur d’éventuelles failles de sécurité. Toutefois, c’est en démontrant leur fiabilité que le processus continuera à avancer.

A ce jour, en plus de continuer à améliorer ses produits « phares », Abacus travaille sur la digitalisation des signatures de contrats, par le biais d’une nouvelle entreprise : Deepsign. Certifiée ISO, en mode cloud et intégrée à une plateforme d’échange nommée « Deepbox », elle permet le partage et la signature de documents importants. « Un bel avenir pour la signature des baux se dessine ! » nous affirme Philipp Zwahlen.

Entre 2012 et 2022, période durant laquelle Cogestim a pris part à l’aventure Abacus, la manière de travailler a passablement changé. Nul doute que l’évolution n’est pas terminée !

Pour Philipp Zwahlen, les plateformes et le cloud sont les piliers de l’avenir. Toutes les données s’y trouveront et pourront être mises en lien avec les plateformes utiles aux entreprises. Chaque partie prenante à une activité aura donc sous la main toutes les informations lui étant nécessaires. A ce jour, l’évolution a bien évidemment débuté pour beaucoup. Cependant, le potentiel de mise en relation entre les différents logiciels demeure énorme. Les plateformes peuvent ainsi être vues comme différentes briques dont Abacus serait la base. Il ne restera qu’à construire l’édifice que l’on souhaite avec les briques relatives aux besoins de l’entreprise.

Pour Cogestim, la stabilité de l’entreprise Abacus et sa projection visionnaire dans l’avenir ont guidé le choix de ce partenariat. La possibilité de s’adapter à de nouvelles demandes via l’intégration d’outils novateurs permet, dès lors, d’envisager un futur prometteur.

 

 

Présentation d’Abacus et d’AbaImmo

 

Abacus est une société suisse d’environ 680 collaborateurs. Fondée il y a plus de 35 ans, elle développe continuellement de nouveaux logiciels liés à la gestion d’entreprise. Son siège est à Wittenbach, à St-Gall. Bienne est le centre de compétences pour la Suisse romande. Pour renforcer encore le marché romand, Abacus Research SA a aussi son centre de compétences AbaImmo à Genève depuis cette année.

La société, gérant déjà plus de 60’000 clients, propose des solutions métiers pour de nombreux secteurs d’activité, dont notamment l’immobilier, la construction, les entreprises de service ou encore les collectivités publiques.

AbaImmo, solution modulaire complète proposée par Abacus, offre au secteur de l’immobilier la possibilité de gérer ses activités par un logiciel unique et centralisé. Ainsi, qu’il s’agisse d’une vue de la base des immeubles, de facturation, d’adaptation de loyers ou encore de décomptes de charges, tout est dans AbaImmo.

AbaImmo peut être complété par d’autres logiciels Abacus, tels que la comptabilité des salaires ou encore la gestion financière et RH.

 

 

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